Quando escrever e-mail, primeiro comunique, depois explique

 

12 de setembro de 2008 às 00:10

Por Regina Giannetti
 
Na teoria, todo mundo sabe que o e-mail sobre
questões de trabalho precisa ser objetivo, claro e enxuto. Mas, na prática,
muita gente se enrola para escrever quando o assunto é um pouquinho mais
complexo ou precisa-se explicar alguma coisa. Um típico exemplo disso foi o
e-mail que recebi de um escritório de contabilidade tempos atrás. Respire fundo
antes de ler, você vai precisar. Lá vai:

A MP nº 351/07, divulgada no
DOU em 22/1/07, alterou o prazo de recolhimento da GPS do dia 2 para o dia 10 do
mês seguinte à competência.

O art. 62, § 3º, da Constituição Federal/88
estabelece que as medidas provisórias perderão a eficácia, desde sua edição,
caso não sejam convertidas em lei no prazo de 60 dias, prorrogável uma vez por
igual período.

Como até o momento não foi publicada a conversão da
referida MP, e na falta de uma norma que venha a estabelecer novo prazo de
vencimento da GPS, vigorarão as disposições anteriores à Medida Provisória, ou
seja, o prazo de vencimento do INSS voltará para o dia 2 do mês seguinte ao da
competência como determina a legislação (art.216 do Decreto nº 3048/99 e art.94
da IN nº 3/05).

Com base no exposto, recomenda-se que as empresas, com
base na CF/88 e de maneira preventiva, paguem suas contribuições da competência
Maio no dia 2/junho, evitando-se possíveis penalidades caso venham recolher no
dia 10 conforme previsão na MP nº 351/07.

É bem provável que você tenha
ficado confuso com a mensagem. Ou será que nem teve paciência de chegar ao
final? Quanto a mim, confesso que o e-mail deixou o Tico e o Teco, meus dois
neurônios, à beira de um ataque de nervos. MP, parágrafo da Constituição
Federal, DOU… Socorro!

Mas sabe o que achei pior? Foi que, depois de
ter tido certo trabalho para decifrar siglas e e entender que raios estava
acontecendo, encontrei a informação que realmente interessava no último
parágrafo, que eu traduzi como “desconsidere o que foi dito anteriormente e
continue pagando seu carnê do INSS no mesmo dia de sempre”.

Não é
incrível? Tanto detalhe, tanta informação, e no final das contas o mais
importante eram as três linhas finais da mensagem. Pensando bem, esse e-mail bem
que poderia ser assim:

Recomendamos que a contribuição para a Previdência
Social (GPS) referente ao mês de maio seja paga no dia 2 de junho.

Embora esteja tramitando no Congresso Nacional uma Medida Provisória que
altera a data desse recolhimento do dia 2 para o dia 10, ela até agora não foi
convertida em lei. Assim, permanece, por enquanto, a data atual.

Que tal
agora? O e-mail melhorou um bocado, não? Observe que a informação mais
importante para quem recebe, que é o que fazer, já vai logo no começo da
mensagem. Em segundo lugar ficou toda aquela explicação, o por que fazer, mas
bem resumida, sem detalhes que só servem para confundir e desviar o foco do que
realmente interessa.

Entende agora o que quero dizer como “primeiro
comunique, depois explique”? Então observe essas
dicas:

1. Antes de começar a escrever um e-mail,
pergunte a si mesmo “que resultado desejo obter com essa mensagem?” ou “o que
desejo que o leitor faça?”. Inicie seu e-mail com a informação que levará o
leitor a fazer o que você deseja.

2. Deixe as
explicações ou justificativas para segundo plano. Seja sintético, ou seja,
procure explicar-se resumidamente, sem entrar em muitos detalhes. Escreva o que
é essencial e da maneira mais simplificada possível.

3.
Evite o uso de termos técnicos, expressões ou siglas que podem não ser
conhecidos pelo destinatário da mensagem. Caso seja necessário usá-los, explique
o que significam.

Lembre-se de que vivemos em um mundo globalizado que
gira em alta velocidade. A agilidade na troca de informações tem de acompanhar
esse ritmo, e por isso as mensagens devem ser objetivas, claras e precisas. Se o
e-mail é longo ou confuso, quem o recebe não entende direito e manda uma
pergunta, e aí você manda uma resposta…. E enquanto se fica nesse
pingue-pongue, nada acontece.

Regina Giannetti:
Jornalista, consultora de projetos editoriais e facilitadora da Academia do
Palestrante.

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